En el segundo semestre de cada año rotario, generalmente se realiza en cada uno de los distritos del mundo La Conferencia de Distrito, que, en algunos casos, puede ser de dos o mas distritos previa autorización de ROTARY INTERNATIONAL.
 
¿Cual es el proposito de la realizacion de este evento?  En el reglamento de ROTARY INTERNATIONAL NRO. 16.040 - Conferencia de Distrito y reunion para tratar la legislacion del distrito, se establece: "Debera celebrarse anualmente una conferencia de los rotarios de cada distrito en lugar, fecha y hora aceptables para el Gobernador y Los Presidentes de la mayoría de los clubes del distrito". Mas adelante se indica: "ademas  cada distrito podra celebrar una reunion para tratar su legislacion (acuerdos distritales) en el lugar y fecha que determine el Gobernador siempre que todos los clubes del distrito sean notificados con 21 dias de antelacion".
 
Lo anterior contiene parte de lo que se establece en caracter obligatorio a ejecutar.  Para ahondar mas en el proposito de La Conferencia de Distrito, consultamos los siguientes documentos: Manual de la Conferencia de Distrito, Se un Lider, Gobernador de Distrito, folleto informacion basica sobre ROTARY y la publicacion Cinco Pasos para una Conferencia Exitosa.  En todos ellos se nos indica el proposito de tan importante como valioso encuentro, que deseamos sintetizar de la siguiente forma: El proposito de una Conferencia de Distrito es motivar e involucrar a todos los rotarios, desde los lideres mas antiguos hasta los socios recien ingresados, para celebrar y otorgar reconocimientos a los socios, clubes y distrito por los logros del año rotario y motivarlos para alcanzar metas futuras, con el fin de inspirar a los socios a lograr un mayor involucramiento y crear un fuerte sentido de pertenencia.  La Conferencia debe ofrecer a los rotarios y clubes una vision de ROTARY mas alla del nivel de club y crear un ambiente de compañerismo entre los rotarios del distrito, que motive el conocimiento mutuo para servir y alcanzar el Ideal De Servicio.  Ademas, es la gran oportunidad para tomar decisiones que fortalezcan el funcionamiento y la gestion del distrito y de entregar capacitacion a los socios, en especial con la realizacion del Seminario de Capacitacion para el Liderazgo Distrital.
 
Para dar cumplimiento de la organizacion de la Conferencia de Distrito, el Gobernador nombra un comite especial, que se encarga de la organizacion del evento en todos sus detalles, que permita crear un espacio de encuentro y de intercambio de ideas y proyectos y que cuyo valor economico otorgue la posibilidad de asistencia del mayor numero de rotarios y familiares, como, asimismo, la participacion de rotaractianos, interactianos e integrantes del Programa de Intercambio de Jovenes (RYE).
 
Es tan importante para ROTARY la realizacion de las Conferencias de Distrito, que el Presidente de ROTARY INTERNATIONAL nombra a un representante a cada una de ellas, ya que para el le es materialmente imposible asistir a todas, el cual debera pronunciar dos discursos orientados al lema del año y a la situacion de ROTARY en el mundo.
 
El proposito de tratar este tema es crear, en lo posible, la curiosidad sobre que es la Conferencia de Distrito, y cuan importante es que los clubes motiven a sus socios a participar en ella.  Sugerimos que se forme un comite ad hoc, cuya mision sea motivar a los socios y a su vez dar a conocer el programa de la conferencia, cuando sea recibido de la Gobernacion e insistir que el club debe estar debidamente representado.
 
Por ejemplo, muchos preguntan: ¿Fuera de escuchar las charlas, como participo yo en las decisiones?  Todo socio tiene el derecho de emitir su voto en la mayor parte de los asuntos tratados, siempre y cuando su club este al dia en todas sus obligaciones economicas y este debidamente inscripto como asistente en el registro de la conferencia, salvo en los siguientes casos en que solo deben votar los electores de cada club.
 
Estas excepciones son: eleccion del Gobernador propuesto (en este caso lo electores de un club deben votar todos por el mismo candidato), eleccion de un miembro y miembro suplente del Comite de Propuestas para director de ROTARY INTERNATIONAL, eleccion del Comite de Propuestas para Gobernador, y fijar las responsabilidades que les atañen, eleccion de un representante y representante suplente del distrito para el Consejo de Legislacion, y fijacion de la cuota distrital.
 
Ademas, todo club tiene derecho al menos de un Elector en la Conferencia de Distrito, sobre la base del numero de socios que figuren en el informe semestral reciente.  Los clubes que cuentan con mas de 25 socios podran seleccionar un Elector adicional por cada 25 socios o fraccion mayor de la mitad de dicho numero, por ejemplo, un club con 37 socios o menos tiene derecho a un Elector, un club con 38 a 62 socios tiene derecho a dos electores y asi sucesivamente.   Asimismo, cualquier Elector tiene el derecho de solicitar que se someta a votacion cualquier asunto presentado en la Conferencia, en este caso, solamente tienen derecho a votar los Electores acreditados.  Los Electores deben ser elegidos en cada club y su Credencial debe estar firmada por el Presidente y Secretario del Club (la secretaria del distrito debe enviar modelo de la Credencial).
 
Hagamos de la Conferencia de Distrito un lugar de encuentro para fortalecer ROTARY.
 
 
(BOLETIN DEL ROTARY CLUB SAN BERNARDO, DISTRITO 4340, CHILE)